Kommunedirektør

Kommunedirektør har det overordna ansvaret for alle arkivene, jf kommuneloven §13-1 og arkivforskriften § 1. Kommunedirektøren skal sørgje for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med gjeldande lovar og reglar for arkiv og saksbehandling. Kommunedirektøren har gjennom delegeringsvedtak - arkivansvar gitt kommunalsjef administrasjon ansvar for arkivarbeidet og organisering av dette.

Arkivansvarlig

Kommunalsjef administrasjon har fått delegert ansvar for arkivhaldet i Bokn kommune.  Leiar i servicetorget er satt til dagleg fagansvarleg arkiv og har det daglige ansvaret for kommunen si samla arkivvirksomheit, inkl. eldre og avslutta arkiv. 

Arkivmedarbeider

Arkivmedarbeidar har ansvar for kvalitetssikring av saksarkivet og andre arkivseriar. Arkivmedarbeidar skal utføre arbeidet i tråd med gjeldande lovar og reglar, og i samsvar med retningslinjene i arkivplanen. 

Leiar

Leiarar (kommunalsjefar og mellomleiarar) har ansvaret for dokumentasjonen og arkivarbeidet på tenesteområdet og skal syte for at arbeidet blir utført på ein forsvarleg måte i tråd med gjeldande lovar og reglar, i samsvar med  arkivplanen med til ei kvar til gjeldande rutiner for arbeidet. Leiarar har og ansvar for å sikra at tilsette får opplæring system og regelverk.

Saksbehandlar

Saksbehandlar skal følgje dei lovar, reglar og rutiner som er sett for arkivarbeidet, og har ansvar for å gjøre seg kjent med innhald retta mot saksbehandlerar i arkivplanen. Saksbehandlar har plikt til å delta på nødvendig opplæring i det sakssystemet som organisasjonen bruker til saksbehandling. Saksbehandlar skal ikkje oppretta eigne arkiver med originaldokumenter. Saksbehandlar har også ansvar for at dokumentasjon ikkje blir skadet, går tapt eller blir utsett for urettmessig innsyn under saksbehandlingen.