Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og instruksar

ANSVAR OG FULLMAKTER/INSTRUKSER

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Rådmannen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta til arkivleiar. Arkivleiar har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivleiar rapporterer til rådmannen.

Leiaren for administrative einingar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

I Bokn kommune er nokre av arkivleiar siner oppgåver delegert vidare til arkivansvarleg på Bokn skule, Bokn sjukestove, Bokn legekontor og helsestasjonen.

ARKIVLEIAR SITT ANSVAR

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:

  1. Å rapportere til rådmannen om arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
  2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
  3. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
  4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
  5. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
  6. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.

 

Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

  1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
  2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
  3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring

 

Arkivansvarleg sine oppgåver:

  1. Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS
  2. Oppdatering og vedlikehald av arkivplanen.
  3. Ansvar for det daglege arbeidet med post og arkivering
  4. Kontroll og utlegging av dokumenter på Innsyn

 I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast av ei arkivteneste, under dagleg leiing av arkivansvarleg.

Arkivtenesta i Bokn kommune er organisert som sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre all dokumentproduksjon/saksbehandling i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

  1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå.
  2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
  3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
  4. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

 Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å opprette eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid.

Bokn kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:

  1. Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv
  2. Utvikling av rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
  3. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
  4. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
  5. Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
  6. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
  7. Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk

ARKIVANSVARLIG I AVDELINGANE

Instruksen gjeld for alle som er utpeika som fagleg arkivansvarlege ved ytre avdelingar, anten dette er heil- eller deltidstilling. Arkivansvarleg kan sjølv, i si avdeling, utføra tenester innanfor dokumentbehandling og arkiv.

Administrativ plassering

  • Arkivansvarleg er administrativt underlagt leiar i si avdeling.
  • Arkivansvarleg er arkivfagleg underlagt kommunen sin arkivansvarlege, og skal i arkivfaglege spørsmål rapportera til denne, og til næraste administrative overordna i andre høve.

Ansvar

  • Arkivansvarleg har eit operativt fagleg ansvar for avdelinga sine spesialarkiv.
  • Arkivansvarleg skal sjå til at arkivarbeidet i avdelinga følgjer lover og vedtak, og at arbeidsoppgåvene blir utført på ein rasjonell og effektiv måte slik at brukarane får den service og dei tenester dei har krav på.
  • Arkivansvarleg har ansvar for at arkivplanen for avdelinga blir ajourført i samsvar med reglane som gjeld.
  • Syta for tilpassing av arkivrutiner i samsvar med regelverket innanfor for sitt ansvarsområde.
  • Syta for at arkivutstyr og rekvisita er tilfredsstillande og følgjer gjeldande krav og reglar for standardisering.
  • Ansvar for at arkivsystem (journalar, journalregister, loggar o.l.) følgjer gjeldande retningsliner og standardiseringskrav.
  • Ansvar for informasjon til saksbehandlarar om gjeldande arkivrutiner.
  • Arkivansvarleg pliktar å ta nødvendig opplæring.

Arbeidsoppgåver

  • Arbeidsoppgåver som for arkivmedarbeidar hvis òg arkivansvarleg utfører det løpande arkivarbeidet.

 

LEIAR SITT ANSVAR

Websak Fokus som styringsverktøy – rutinar

Andre sin innboks:

Det er leiar sitt ansvar at innboksen( i Fokus) vert sjekka når ein person har permisjon, ferie eller er borte på grunn av sjukdom. Innboksen bør sjekkast kvar dag, både for å sjå om noko haster og for å sjekke eventuelle graderingar.

Andre sin innboks blir sjekka på denne måten:

Velg rapporter frå verktøylinja i websak

Deretter andre sin innboks

Skriv inn adm.enhet og brukarnamn

Trykk ok

Restansar

Leiar kan følgje med på om ein person har mange restansar. Dette gjer leiaren på følgjande måte:

Velg rapporter frå verktøylinja i websak

Deretter restanseliste

Fyll inn

Når nokon sluttar

Det er leiar sitt ansvar i lag med den som sluttar å gå igjennom eventuelle uavslutta saker og restansar. Arkivet må få melding om kva saker som kan avsluttast og kva saker som skal flyttast over til ny person.

Det er også viktig å gi beskjed til systemansvarleg for saksbehandlarsystema om når ein person sluttar, slik at han/ho vert satt i inaktiv i systema.

Når nokon begynn

Nytilsette må meldast til IKT ved bruk av skjema for ny brukar av ikt-tenester.

Leiar skal syta for at den nytilsette vert meldt opp til opplæring i saksbehandlersystemet.

Leiar skal syta for at den nytilsette får saksbehandlaropplæring i saksbehandlarsystem og arkivplan.

Laster...