Arkivplanen er eit arbeidsreiskap for alle tilsette i Bokn kommune. Målet er at alle som som nyttar seg av kommunen sitt saksbehandlarsystem WebSak Fokus og som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunne finne informasjon om kva lover, regelverk og retningsliner som må følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet. I Bokn kommune er det arkivansvarleg som har ansvar for oppdatering og vedlikehald av arkivplanen. Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar i kommunen, som kan ha mogelege følgjer for arkivet, i god tid før dei blir iverksette.
Oppdatering av arkivplanen skal m.a. skje når:
- ved ny kommunestyreperiode
- det skjer endringar i post- og arkivrutinar
- ei kommunal eining opprettar eit nytt delarkiv
- det vert teke i bruk ny arkivnøkkel
- ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale einingar blir lagt ned eller blir oppretta
- det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
- ved alle omorganiseringar
- kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen
Arkivansvarleg avgjer elles når det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:
- det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Arkivplanen blir jamnleg oppdatert. Det blir sendt ut melding til dei brukarane det gjeld, straks ein revisjon/korrigering er gjort. Meldinga blir lagt ut som nyheit på intranettsida i Bokn kommune der alle har tilgang og skal innom kvar dag, i tillegg til melding på e-post. Vidare vil alle oppdaterte rutiner bli lagt inn i Copmilo som er Bokn kommune sitt kvalitetssystem (internkontrollsystem). Der vil også til einkvar tid gjeldande arkivplan bli liggande.
Alle brukarar har ansvar for å gi tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Dersom det er registrerte opplysningar som ikkje er korrekte eller endringar ikkje er gjort, skal fagansvarleg arkiv kontaktast. Fagansvarleg arkiv per i dag er: leiar i servicetorget Gro A. Sørensen, tlf. 52752510, e-post: gro.sorensen@bokn.kommune.no
Fagansvarleg arkiv har ansvar for å legga tilrette for at alle einingar/verksemder skal kunne finne og bruke gjeldande rutinane i arkivplanen.
