Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Bruk og oppdatering av arkivplan

 

Arkivplanen er eit arbeidsreiskap for alle tilsette i Bokn kommune.  Målet er at alle som som nyttar seg av kommunen sitt saksbehandlarsystem WebSak Fokus og som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunne finne informasjon om kva lover, regelverk og retningsliner som må følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet. I Bokn kommune er det arkivansvarleg som har ansvar for oppdatering og vedlikehald av arkivplanen. Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar i kommunen, som kan ha mogelege følgjer for arkivet, i god tid før dei blir iverksette.

Oppdatering av arkivplanen skal m.a. skje når:

  • ved ny kommunestyreperiode
  • det skjer endringar i post- og arkivrutinar
  • ei kommunal eining opprettar eit nytt delarkiv
  • det vert teke i bruk ny arkivnøkkel
  • ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
  • kommunale einingar blir lagt ned eller blir oppretta
  • det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval
  • det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
  • ved alle omorganiseringar
  • kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen

Arkivansvarleg avgjer elles når det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:

  • det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
  • det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivplanen blir jamnleg oppdatert. Det blir sendt ut melding til dei brukarane det gjeld, straks ein revisjon/korrigering er gjort

Alle brukarar har ansvar for å gi tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Dersom det er registrerte opplysningar som ikkje er korrekte eller endringar ikkje er gjort, skal akivansvarleg kontaktast. Arkivansvarleg pr i dag er: Gro A. Sørensen, tlf. 52752510, e-post: gro.sorensen@bokn.kommune.no

Arkivansvarleg har ansvar for å sjå til at alle einingar/verksemder rettar seg etter rutinane i arkivplanen, som gjeld til ei kvar tid.

Laster...