Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Oppgavefordeling mellom arkiv, saksbehandlar og leiar

Sentralarkivet v/ servicetorget har ansvar for å:

  • motta, opne, sortere, journalføre, skanne og fordele all innkomande post, papirpost, e-post og post innkommet via SvarInn
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetsikre at saksbehandler si registrering er korrekt
  • kontrollere forfallslister og sende ut restanselister 4 ganger årleg
  • kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
  • betjene utlån fra arkiv/depot
  • arkivere
  • journalføre eigenproduserte dokument (utg brev, x- og n-notat)
  • frankere utg. post  

Sakshandsamar har ansvar for å:

  • Dagleg opne sak/arkivsystemet (og evt andre system) for å sjekke innboks og restansar.
  • Kontrollere at mottekne dokument er registrerte i journalsystemet og har rett saksnummer og sakshandsamar. Saksdokument skal journalførast før sakshandsaming kan starte. (jf. Arkivforskrifta §3-5)
  • Utføre offentlegvurdering og skjerme opplysningar i journalen som er unnateke offentlegheit.
  • Kontrollere at alle sidene i kvart dokument er rett innskanna.
  • Ha ansvaret for at brev, telefaks, sms, e-postar og evt andre meldingar som kjem direkte til sakshandsamar blir journalførde i sak/arkivsystemet, dersom det er saksdokument.
  • Sakshandsamar må sikre at motteken e-post vert handsama ved fråvær.
  • All sakshandsaming skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem. Ingen saksdokument skal lagrast i personlege filer eller mapper.
  • Sakshandsamar har, der det er papirbasert arkiv, ansvaret for at saksdokumenta blir haldne samla så lenge saka er under handsaming og at saksmappa vert rydda for arkivuverdig materiale.
  • Sakshandsamar kan ikkje låne arkivmateriale vidare til andre utan at dette blir registrert av arkivtenesta.
  • Sakshandsamar har sjølv ansvaret for ekspedering av utgående brev.
  • Saksframlegg til politiske utval: (sjå: Rutine for utvals- og møtehandsaming)
  • Delegerte saker (sjå: Rutine for oppretting av sak/saksdokument gjeld for utvals- og møtehandsaming i Acos Websak. For delegerte saker som vert handsama i fagsystem, sjå eigne rutinar)
  • Før ein tilsett sluttar skal vedkomande ta ut restanseliste og informere leiar.

Faste oppgåver:

  • Syte for å halde fristar til forfall og restansar.
  • Syte for at arkivtenesta får melding om at ei sak skal avsluttast. (Sjå rutine for avslutting av saker.) Det vil seie at ein ikkje forventar fleire brev i saka. (Arkivet kan evt. opne saka igjen  dersom det skulle vise seg å vere nødvendig)
  • Syte for at saksmapper og saksdokument etter avslutta saker blir levert i ordna stand til arkivet (gjeld papirbasert arkiv).

I arkivfaglege saker er sakshandsamar underordna arkivleiar i kommunen og til ei kvar tid pålagd å følgje gjeldande rutinar.

Leiar har ansvar for å:

  • foreta/godkjenne offentlegvurdering
  • sjå til at restanselister vert tatt ut og følg opp kvar måned
  • hjelpe til med at krava til dokumentasjon av sakshandsaming blir ivaretatt
  • påse at alle saksbehandlere bruker saksbehandlingsverktøyet i sitt daglige arbeid
  • påse at alle saksbehandlere deltar på nødvendig opplæring i bruk av saksbehandlingsverktøyet
Laster...