Sentralarkivet v/ servicetorget har ansvar for å:

• motta, opne, sortera, journalføra, skanne og fordela all inngåande post og papirpost til kommunenes postmottak (Servicetorget), e-post og inngåande post  via SvarInn og Altinn til felles elektronisk postmottak 
• opprette nye arkivsaker i samband med journalføring av post mottatt i felles postmottak
• opprette nye personal-, barnehage- og elevsaker
• kvalitetsikra at saksbehandlar sine registreringar er korrekt
• kontrollera forfallslister og sende ut restanselister 4 gonger årleg
• kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv
• kvalitetssikra postjournal før utlegg av postjournal på nett
• utlegg av postjournal på kommunens nettside
• betjene utlån frå fysisk arkiv/depot
• arkivere
• journalføre eigenproduserte dokument i arkivet (utg. brev, x- og n-notat)
• frankera utg. fysisk post  

Saksbehandlar har ansvar for å:

• Dagleg opne sak/arkivsystemet (og eventuelt andre system) for å sjekke innboks og restansar
• opprette nye arkivsaker i samband med journalføring av mottatt post i eigen e-postboks
• Kontrollere at mottekne dokument er registrerte i journalsystemet og har rett saksnummer og sakshandsamar. Saksdokument skal journalførast før sakshandsaming kan starte. (jf. Arkivforskrifta §3-5)
• Utføre offentlegvurdering og skjerme opplysningar i journalen som er unnateke offentlegheit
• Kontrollere at alle sidene i kvart dokument er rett innskanna eller lasta inn
• Ha ansvaret for at brev, sms, e-postar og eventuelt andre meldingar som kjem direkte til sakshandsamar blir journalførte i sak/arkivsystemet, dersom det er saksdokument
• Saksbehandlar må sikre at motteken e-post vert handsama ved fråvær
• All sakshandsaming skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem. Ingen saksdokument skal lagrast i personlege filer eller mapper
• Sakbehandlar har, der det er papirbasert arkiv, ansvaret for at saksdokumenta blir haldne samla så lenge saka er under handsaming og at saksmappa vert rydda for arkiv-uverdig materiale
• Saksbehandlar kan ikkje låne arkivmateriale vidare til andre utan at dette blir registrert av arkivtenesta
• Saksbehandlar har sjølv ansvaret for ekspedering av utgående korrespondanse via sakssystemet
• Saksframlegg til politiske utval: (sjå: Rutine for utvals- og møtebehandling)
• Delegerte saker (sjå: Rutine for oppretting av sak/saksdokument gjeld for utvals- og møtebehandling i Acos Websak. For delegerte saker som vert behandla i fagsystem, sjå eigne rutinar)
• Før ein tilsett sluttar skal vedkommande avslutte sine saker som er ferdige, ta ut restanseliste og liste over uferdige saker og informere leiar

Faste oppgåver:

• Syte for å halde fristar til forfall og restansar
• Syte for at arkivtenesta får melding om at ei sak skal avsluttast. (Sjå rutine for avslutting av saker.) Det vil seie at ein ikkje forventar fleire brev/meir korrespondanse i saka. (Arkivet kan evt. opne saka igjen  dersom det skulle vise seg å vere nødvendig)
• Syte for at saksmapper og saksdokument etter avslutta saker blir levert i ordna stand til arkivet (gjeld papirbasert arkiv). I elektronisk arkiv - syte for å rydde i saka før melding blir sendt til arkivtenesta om å avslutte saka.

I arkivfaglege saker er saksbehandlar underordna arkivleiar i kommunen og til ei kvar tid pålagd å følgje gjeldande rutinar.

Leiar har ansvar for å:

• foreta/godkjenne offentlegvurdering
• sjå til at restanselister vert tatt ut og følg opp kvar måned
• hjelpe til med at krava til dokumentasjon av sakshandsaming blir ivaretatt
• påse at alle saksbehandlarar bruker saksbehandlingsverktøyet i sitt daglige arbeid
• påse at alle saksbehandlarar deltar på nødvendig opplæring i bruk av saksbehandlingsverktøyet
• påse at rutiner for saksbehandling blir følgd og at nødvendig opplæring i rutiner blir gitt
• når saksbehandlarar sluttar - påse at saker blir avslutta eller videreført til ny saksbehandlar